Уважаемые коллеги и партнеры

• Электрощит Самара ставит своей целью выбирать бизнес-партнеров из числа лучших игроков на рынке. Качество поставщика будет оцениваться регулярно в соответствии с установленными процедурами.
• Обязательно предоставление следующих документов: «Запрос на получение информации» (RFI), «Самооценка поставщика» (SSA) и «Соглашение о неразглашении» (NDA).
• Необходимо также предоставить дополнительные документы по запросу отдела закупок
• Коммерческие предложения, полученные в рамках «Запроса на Информацию» (RFQ) должны иметь максимальную детализацию о том, как формируются предложенные цены в целях аналитики.
• Вся информация, предоставляемая Поставщиком, должна быть корректна и актуальна на момент предоставления.

• Электрощит Самара отдает предпочтение работе с Поставщиками, которые в своей работе руководствуются международными стандартами, содержащими требования к системе менеджмента качества ISO 9001, системе экологического управления ISO 14001, системе управления промышленной безопасностью и здоровьем ISO 45001 (OHSAS 18001).
• Поставщик дает согласие на проведение аудита бизнес процессов и/или технологического аудита представителями Электрощит Самара
• По результатам проведенного аудита Поставщик предоставляет план действий с указанием сроков реализации, направленный на устранение всех выявленных замечаний, а также в последующем предоставляет статусы выполнения на регулярной основе.
• В результате успешного завершения процесса происходит утверждение поставщика для дальнейшей работы.

• Запрещается поставка продукции/услуг Электрощит Самара без утвержденного заказа на закупку.
• Заказы на закупку от Электрощит Самара на продукцию/услуги могут подписываться на бумаге или в электронном виде.
• При получении утвержденного заказа на закупку от Электрощит Самара, поставщик обязуется в течение одного дня (1) подтвердить получение заказа на закупку и в течение двух дней (2) подтвердить заказ на закупку и выслать подписанный экземпляр с подписью и печатью компании.
• В случае, если условия заказа на закупку не приемлемы для поставщика, необходимо согласовать изменения с ответственным закупщиком Электрощит Самара и выслать подписанный экземпляр обновленного заказа на закупку с подписью и печатью компании. Данный процесс должен быть завершен в течение 2 дней после получения заказа на закупку. Поставщик Электрощит Самара, по своему исключительному праву, может вернуть заказ на закупку с измененным и условиями для подтверждения со стороны Электрощит Самара (сроки и процедура валидации PO при этом остается неизменной).
• Условия поставки, согласованные поставщиком в заказе на закупку, являются основным фактором при оценке качества поставщика.

• Погрузка и закрепление продукции в грузовом автомобиле должны защищать от детали / материалы от повреждений, таких как абразивное истирание, царапание поверхности, вмятины, деформация и т.д. Для деталей из алюминия, нержавеющей стали и окрашенных деталей необходимо проявлять особую осторожность.
• В случае полной загрузки грузового автомобиля/ полной загрузки контейнера, на пути следования к Электрощит Самара или любому другому направлению, определенному Электрощит Самара, не должно быть перегрузки.
• Габаритная продукция должна быть погружена соответствующим образом и закреплена на грузовых автомобилях, чтобы избежать повреждения во время погрузки, транспортировки и разгрузки в Электрощит Самара.

• Чтобы избежать повреждения продукции, рекомендуется избегать штабелирования. Однако, если этого не удается избежать, то такие материалы как крепежная древесина, пластмасса, резина или другой материал (свойства которых не ухудшаются во время транспортировки) должны использоваться для защиты поверхности металлических деталей (особенно, если изделие окрашено).
• Поставщики деталей из крупногабаритного листового металла / структурной стали должны сделать фотографии продукции после загрузки и закрепления на грузовом автомобиле и предоставить эти фотографии Электрощит Самара.
• Поставщики должны сообщить о готовности отправки в адрес Электрощит Самара за 5 дней до отгрузки.

Каждый контейнер /ящик /палета должны иметь маркировку с внешней стороны. Доставка продукции без маркировки запрещена и Электрощит Самара оставляет за собой право отказаться от такой продукции.

• Материал маркировочных табличек (бумага, пленка, адгезивная основа, типографская краска и т.д.) не должен повредить основной упаковочный материал и должен подходить для типа транспортировки на Электрощит Самара – внутри или снаружи и гарантировать минимальный срок хранения 3 года в Электрощит Самара в зависимости от категории продукции.
• Маркировка должна, должна быть крупной, разборчивой, легко читаемой, надежно закрепленной, без следов грязи или надписей поверх. Не допускается наклейка маркировки на упаковочные швы во избежание повреждения при распаковке. При укладке палет во время погрузки, убедитесь, что маркировка хорошо заметна.

Маркировочная табличка должна содержать следующую информацию:

• Название поставщика и логотип
• Номер изделия Электрощит Самара (в соответствии с заказом на закупку)
• Название из каталога поставщика / номер детали поставщика могут быть указаны дополнительно
• Обозначение (название) продукции (в соответствии с заказом на закупку)
• Номер заказа на закупку Электрощит Самара
• Номер проекта заказчика Электрощит Самара (если предназначена к использованию в конкретном проекте Электрощит Самара)
• Количество в ящике / контейнере
• Единица измерения (в соответствии с заказом на закупку)

Если изделия имеют ограниченный срок службы, то помимо вышеуказанного, этикетки должны обязательно содержать следующую информацию:

• Номер производственной партии
• Дата изготовления
• Срок годности
• Рекомендуемые условия хранения

• Для продукции с повышенными требованиями к транспортировке или погрузке / разгрузке должны быть предусмотрены соответствующие таблички, как минимум с двух разных сторон палеты / упаковки: «Опасный груз», «Хрупкий груз», «Этой стороной вверх», «Не трясти», «Не ставить сверху» .
• Если имеется больше одного ящика или контейнера, то этикетка на каждом ящике должна указывать количество ящиков и общее количество всех ящиков во время отгрузки. Количество должно соответствовать упаковочному листу. Например, если имеются 4 ящика, то каждый ящик должен быть обозначен 1 из 4, 2 из 4, 3 из 4 и 4 из 4.
• Если разрешена укладка ящиков / контейнеров друг на друга, то максимальное количество рядов и максимально допустимый вес должны быть указаны на каждом ящике / контейнере.
• Для материалов, которые Электрощит Самара оправляет на обработку поверхности, поставщик(и) должен помещать этикетки с номером кода Электрощит Самара на каждой обработанной детали, чтобы упростить идентификацию при возврате. Для горячего цинкования погружением поставщик(и) должен проводить обработку без снятия металлических бирок (с выбитым номером детали), закрепленных на деталях Электрощит Самара.

• Продукция должна быть профессионально упакована с использованием современных упаковочных материалов, если иное не оговорено с Электрощит Самара. Строго запрещается поставлять детали в джутовых мешках или какой-либо другой упаковке, которая не соответствует требованиям Электрощит Самара.
• Конструкция упаковки должна быть прочной и надежной для доставки деталей в хорошем состоянии в Электрощит Самара или иные согласованные места хранения. Доставка может осуществляться наземным транспортом в закрытом/открытом состоянии, морским и воздушным транспортом.
• Габаритные детали, такие как металлические листы, конструктивные элементы и т.д. должны быть обернуты в стрейчпленку или другую упаковку, во избежание механических и иных повреждений и образования ржавчины на поверхности метала, во время транспортировки и хранения.
• В каждой упаковке должно быть по одному изделию. Размещение нескольких изделий в одной упаковке не допускается, за исключением комплектного оборудования.
• При поставке комплектного оборудования:
• Все части должны быть упакованы в один ящик или контейнер и указаны на маркировке. Упаковка отдельных частей комплектного оборудования в отдельные ящики строго запрещена.
• Комплекты инструментов с маленькими деталями рекомендуется упаковывать в отдельный ящик/ контейнер по несколько комплектов, при условии, что отсеки отделены физически: по одному комплекту инструментов в каждом отсеке. Однако, конструкция упаковки и количество комплектов инструментов в ящике должно быть согласовано с Электрощит Самара.
• Запчасти должны упаковываться отдельно от производственных заказов. Упаковка должна быть четко обозначена «ЗАПЧАСТИ» вместе со списком всех деталей в ящике или контейнере.
• Если позволяет количество и размер ящиков/ контейнеров, то партия должна размещаться на одной палете.
• Должны использоваться Евро палеты с габаритами 1200 * 800 мм
• Максимальная высота палеты должна быть 800 +/-50 мм
• Максимальный вес палеты не должен превышать 500 кг
• Ящики/ контейнеры должны упаковываться с помощью термоусадочной пленки или с помощью других соответствующих средств и закрепляться к палете с помощью металлических/ пластиковых лент.
• Негабаритный груз должен быть надежно закреплен при помощи дополнительных средств (стретчпленки, пластиковых / металлических лент, различных крепежных элементов) таким образом, чтобы упакованные детали не выходили за пределы палеты, чтобы обеспечить устойчивость груза во время перемещения и транспортировки. Негабаритный груз должен быть расположен таким образом, чтобы можно было использовать вилочный погрузчик для погрузки/разгрузки с грузового автомобиля.
• В случаях, когда использование деревянных евро палет не допускается из-за условий транспортировки, должны быть использованы другие надежные элементы упаковки и крепежа.

Примечание:
Все вышеуказанные требования к упаковке применяются также и к вашим поставщикам. Особенно, когда ваш поставщик отправляет продукцию напрямую Электрощит Самара или заказчику Электрощит Самара.

1. Отказ в приемке продукции:

• Электрощит Самара оставляет за собой право отказа в приемке ТМЦ при несоответствии требованиям по качеству (или экологичности), выявленным на входном контроле.

2. Неисправная деталь / продукция / услуги:

• Поставщик принимает на себя полную ответственность за поставку некачественной продукции, и берет на себя все обязательства по возврату и повторной поставке.

3. Замена:

• Поставщик должен заменить дефектные детали, обнаруженные на Электрощит Самара или на территории заказчика Электрощит Самара, и нести все расходы, включая транспортировку.

4. Сортировка / доработка:

• Поставщик должен за свой счет организовать сортировку и доработку на территории Электрощит Самара или территории заказчика Электрощит Самара в соответствии с процедурой, утвержденной Электрощит Самара. Если эти действия выполняются силами Электрощит Самара, то поставщик должен возместить все расходы, произведенные Электрощит Самара по данной доработке деталей / материалов.

5. Решение проблемы:

• Поставщик должен использовать методологию 8D для решения проблемы с подробным анализом основной причины, чтобы гарантировать сдерживающие мероприятия (защита клиента) в течение 2 рабочих дней, разработать корректирующие мероприятия в течение 2 недель и внедрение корректирующих мероприятий в течение 2 месяцев.

6. Отклонение / изменения:

• Поставщик должен предоставить Электрощит Самара официальную заявку на утверждение отклонения или запрос на изменение. Внедрение такого запроса разрешается только после письменного одобрения от Электрощит Самара и все понесенные расходы возлагаются на поставщика.

7. Работа с рекламациями

• Поставщик должен компенсировать расходы, понесённые Электрощит Самара, вызванные некондиционной, некомплектной поставкой или срывом срока поставки.
• Такие случаи должны обсуждаться и согласовываться с поставщиками с учетом долгосрочных деловых отношений.

• Счет-фактура
• Единая форма ТОРГ-12 (см. вышеуказанные замечания)
• Товарная накладная

Примечание: Информация во всех документах приемки и оплаты должны соответствовать как друг другу, так и фактически поставленной продукции (полное соответствие цены, количества, наименования и т.д.). Любой отклонение несет в себе прямые риски задержки в принятии продукции и оплате.

Поставщики обязаны предоставлять полный пакет следующих документов в оригинале с каждой поставкой:

• Транспортную накладную
• Товарную накладную (ТОРГ-12)
  • Код Электрощит Самара должен быть определен в столбце «название, свойства, класс, изделия» в ТОРГ-12
• Счет-фактуру
• Паспорт
• Руководство по эксплуатации
• Документы о качестве:
  • сертификат/декларация соответствия; паспорт/сертификат качества на партию или письмо с указанием того, что продукция не подлежит обязательной сертификации (письмо выдается сертификационным органом)
  • для измерительного оборудования подтверждение о проведении первичной поверки
  • протоколы испытаний (где применимо)
• Упаковочный лист
  • должны предоставляться для каждого сопровождающего документа.
  • Количество груза в упаковочном листе должно соответствовать количеству груза в транспортной накладной.
  • Должна содержаться нижеприведенная информация:
    • Номер заказа на закупку Электрощит Самара
    • Номер ящика и общее количество ящиков, например, «ящик 2 из 4»
    • Номер детали Электрощит Самара (в соответствии с заказом на закупку) в каждом ящике
    • Название детали Электрощит Самара / описание (в соответствии с заказом на закупку) в каждом ящике
    • Количество определенной детали в ящике
    • Единица измерения Электрощит Самара (в соответствии с заказом на закупку) определенной детали в ящике
  • Если упаковочный лист / счет-фактура не могут соответствовать вышеуказанным требованиям, необходимо предоставить отдельную документацию со всей соответствующей информацией как приложение к упаковочному листу.
  • Не перечисляйте неотгруженные изделия в упаковочном листе / счет-фактуре.

В результате успешного прохождения оценки в соответствии с установленной процедурой, поставщик должен быть зарегистрирован в базе данных Электрощит Самара. Для этого должны быть предоставлены следующие документы:

1. Бухгалтерская отчетность и уставные документы

• Протокол финансовых результатов за предыдущий календарный год (*)
• Баланс за предыдущий календарный год (*)
• Актуальная версия устава
• Свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе
• Свидетельства о постановке на учёт юридического лица
• Документы, подтверждающие полномочия лица (приказ или доверенность)
• Выписка из единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) (не раньше чем за 30 дней до даты основания / реорганизации поставщика) (*)

2. Налоговая отчетность

• Информация о статусе платежей от Федеральной налоговой службы (действительна в течение 30 календарных дней) (*)

3. Фонд социального обеспечения

• Отчетность пенсионного фонда РФ (РСВ-1) за предыдущий квартал.
• Информация о среднем числе сотрудников за предыдущий календарный год (*)

4. Документы на владение/ аренду недвижимостью или участком земли (офис, склад, промышленные помещения)

• Свидетельство о праве собственности или договор лизинга(*)

5. Дополнительные обоснования для выбора поставщика

• Конкурентный лист, сертификат официального дилера и др.)
• Копии лицензий, сертификаты СРО (самoрегулируемая организация) - для подрядчиков
• Документы, обозначенные (*) подлежат обновлению ежегодно и/или по запросу Электрощит Самара. Документы должны быть предоставлены до апреля текущего года, в противном случае регистрация Поставщика в системе Электрощит Самара будет отменена.
• Поставщик должен соответствовать требованиям российских органов, ТР ТС, законам и стандартам, регулирующим использование оборудования и материалов. Обязательно наличие необходимых сертификатов и разрешений.
• При любых изменениях в структуре организации, сертифицирующих документах и контактных лиц информация должна быть направлена в письменном виде в отдел закупок Электрощит Самара.

• Проверка пробной партии выполняется в соответствии с установленным на Электрощит Самара процессом PPEP (план оценки качества продукции) или аналогичным процессом, определяющим все этапы валидации.
• Поставщик должен выбрать правильную производственную технологию, которая будет соответствовать требованиям.
• Поставщик должен разработать и использовать инструменты, необходимые для изготовления пробной партии в соответствии с требованиями Электрощит Самара.
• Если некоторые параметры не могут быть измерены на территории поставщика, поставщик должен обеспечить замеры, подтвержденные аккредитованными лабораториями и утвержденные департаментом качества Электрощит Самара.
• Поставщик должен предоставить необходимое количество образцов и все документы, необходимые Электрощит Самара, в соответствии с утвержденным планом валидации.
• Поставщик должен разрешить представителям Электрощит Самара провести технологический аудит производственного процесса с целью обеспечения надежности поставляемого оборудования и материалов.
• После одобрения пробной партии, поставщик обязуется не вносить никакие изменения в процесс (технология, состав, оборудование, субподрядчики и т.д.) без предварительного согласования с Электрощит Самара.
• Поставщик обязуется хранить все документы, связанные с производственным процессом, требованиями, а также сами образцы (в случае возврата от Электрощит Самара), которые относятся к пробной партии.